Skepsis und Widerstand bei den Mitarbeitenden: Das ist die Hauptsorge unserer Kund*innen, wenn sie eine neue Software im Unternehmen einführen müssen. Bekannte Handlungen und erwartbare Ergebnisse sind schließlich bequem; das gilt auch bei der Bedienung von Software.

Neue IT-Systeme einzuführen ist ein Teil von Prozessen, mit dem Arbeitsabläufe verbessert werden sollen. Im Prinzip ist Software ein Werkzeug, das kompetent bedient werden muss. Damit Mitarbeitende eine Umstellung bzw. Neueinführung gut mitmachen können, ist eine optimale Schulung essenziell. Denn diese befähigt die Mitarbeitenden, das Werkzeug „Software“ effizient einzusetzen. Unsere Kunden beauftragen uns regelmäßig, für sie Softwareschulungen – oft in Form eines Web-based Trainings – zu erstellen. Aber worauf achten wir bei der Produktion einer solchen IT-Simulation eigentlich? Was macht eine gute Softwareschulung aus?

Die Redakteur*innen aus unserem Content-Team lassen sich zunächst die Software erklären. Dabei ist es zweitrangig, ob das Programm bereits final oder noch in einer frühen Vorabversion ist. Der Laienstatus unser Kolleg*innen ist dabei von Vorteil – denn sie werden bestimmt genau die Fragen stellen, die auch die späteren Systemnutzer*innen haben werden. Im Drehbuch werden nicht nur die wesentlichen technischen Eigenschaften der Software erläutert, den Lerner*innen wird anhand praxisnaher Beispiele auch vermittelt, wie das neue Tool den Arbeitsalltag erleichtert.

Nach der Abstimmung des Drehbuchs mit dem Kunden capturen wir die Software, wir erstellen also eine Bildschirmaufzeichnung der zuvor im Drehbuch abgestimmten Abläufe. Anschließend setzen unsere Mediengestalter*innen das Training um. IT-Simulationen zeichnen sich vor allem durch hohe Interaktivität aus. Nutzer*innen können angeleitet die für den Prozess nötigen Klicks nachvollziehen und diese in sicherem Rahmen selbst ausprobieren, ohne dass falsche Buchungen o.ä. gemacht werden. So erlangen die Nutzer*innen nicht nur handwerkliche Kenntnisse, wie die Software zu bedienen ist, sondern lernen auch, welche Abläufe für ihre Aufgaben besonders effizient sind. Innerhalb einer IT-Simulation können Aufgaben gestellt werden, die interaktiv und praxisorientiert das Wissen über die Software und die Arbeitsabläufe testen – es müssen also keine theoretischen Fragen über die Software beantwortet werden, sondern das Wissen kann direkt in der Praxis getestet werden.

Und was ist bei einer Softwareaktualisierung? Schließlich sind IT-Systeme ja nahezu lebendige Wesen. Je nach Umfang der Änderungen ist es sinnvoll, eine aktualisierte Schulung zu erstellen. Meist kann aber einfach das bestehende Training angepasst werden oder ein Kapitel ergänzt werden. In Seminaren zu sitzen und gezeigt zu bekommen, wie eine Software funktioniert, ist oft ziemlich langweilig. Interessant wird es erst, wenn man es selbst machen darf. Und genau das bieten unsere IT-Simulationen: den ungefilterten Zugang zum Thema und einen direkten Einblick in die Praxis.