Ein Unternehmen hat sich für die Einführung des Lernmanagementsystem cate entschieden. Der Kunde und auch wir haben ein gutes Gefühl, denn das Produkt und die Anforderungen an das System passen sehr gut zusammen.

Und wie geht es weiter? Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit! Je nach Systemvariante, Anzahl der Benutzer*innen und Trainings und auch der Komplexität der Organisationsstrukturen ist diese natürlich mal mehr, mal weniger aufwändig. Aber die Prozesse, die dahinterstehen, sind gut durchdacht und wir begleiten unsere Kunden bei jedem Schritt.

Der erste Schritt ist dabei immer die Unterzeichnung des Vertrags zum SaaS-Cloud-Hosting mit allen dazugehörigen Dokumenten (AVV etc.). Dann sind wir an der Reihe: Wir setzen das System in der beauftragten Variante auf, richten alle festgelegten Erweiterungen ein und beginnen mit der Erstkonfiguration. Die Konfiguration geschieht in enger Abstimmung mit dem Kunden: Wir legen Meilensteine fest und besprechen jedes Arbeitspaket explizit, bis schließlich der Rollout- und Projektzeitplan feststeht. Gemeinsam erstellen wir benötigte Dokumente und Konzepte und führen bei Bedarf Workshops durch.

Währendessen läuft die Einrichtung des Systems weiter – Schritt für Schritt.

Gemeinsam definieren wir Mailings und Workflows, legen Rollen und Rechte im System fest und erstellen Vorlagen zur Trainingsanlage. Damit von Anfang an alles gut klappt, beginnen wir früh mit der Schulung der verschiedenen Zielgruppen (Administratoren, Trainingsorganisation). Wir vermitteln die Funktionalitäten, aber auch den richtigen Umgang innerhalb des Support-Prozesses. Der Kunde kann nun in seinem System arbeiten und z.B. Trainings und Ausbildungsreihen anlegen. Ein wichtiger Schritt vor dem Rollout ist der Import der Benutzerdaten. Auch dafür braucht es ein Konzept, welches sich immer daran orientiert, in welcher Form Benutzerdaten vorliegen und wie diese strukturiert sind.

Ist dieser Schritt abgeschlossen, steht dem Go-Live nichts mehr im Weg. Gemeinsam legen wir den Termin für den Rollout fest, finalisieren das Übergabeprotokoll und überprüfen noch einmal, ob der zugesagte Leistungsumfang des Systems in allen Punkten umgesetzt wurde.

Am Tag des Rollouts und auch danach sind wir präsent und halten Zeit für eventuelle Unregelmäßigkeiten vor. Ab jetzt füllt sich das System "mit Leben" – und ein großer Schritt zur Digitalisierung der Bildungskultur ist vollzogen.